Microsoft SharePoint cambia el acceso a archivos compartidos con usuarios externos: ¿cómo afecta a tu empresa?

Microsoft modifica la forma de compartir archivos con usuarios externos

Microsoft está introduciendo cambios importantes en la forma en que los usuarios externos acceden a documentos compartidos mediante SharePoint Online y OneDrive for Business, dos de las herramientas más utilizadas por las empresas dentro de Microsoft 365.

Hasta ahora, cuando una organización compartía un documento con una persona externa, esta podía acceder mediante un código de verificación enviado a su correo electrónico, sin necesidad de disponer previamente de una cuenta de invitado en el entorno de Microsoft 365 de la empresa.

Sin embargo, Microsoft está retirando progresivamente este mecanismo de autenticación, sustituyéndolo por un modelo de acceso basado en identidades de invitados gestionadas mediante Microsoft Entra ID.

El cambio, anunciado en marzo de 2026 y cuyo despliegue está previsto entre mediados de octubre y finales de noviembre, busca unificar la gestión de identidades externas y reforzar el control sobre el acceso a la información corporativa.

¿Qué ocurrirá con los archivos que ya están compartidos?

Una de las principales consecuencias de esta modificación es que determinados usuarios externos podrían encontrarse con el mensaje «Acceso denegado» al intentar abrir enlaces de SharePoint que anteriormente funcionaban con normalidad.

El impacto dependerá de cómo se haya gestionado el acceso de cada usuario:

• Usuarios externos que ya figuran como invitados: en principio, podrán seguir accediendo a los documentos sin cambios.

• Usuarios que accedían únicamente mediante códigos de verificación: podrían perder el acceso a enlaces compartidos anteriormente.

• Usuarios afectados por el cambio: será necesario volver a compartir un archivo con ellos o crear su identidad de invitado en el entorno de Microsoft 365.

Una vez establecida correctamente la identidad de invitado y sus permisos, el usuario podrá recuperar el acceso a los documentos compartidos previamente.

Este cambio puede afectar especialmente a empresas que utilizan SharePoint para intercambiar documentación con clientes, proveedores, asesorías o colaboradores externos.

¿Qué deberían revisar las empresas antes del cambio?

Desde Isla Cloud Solutions recomendamos anticiparse a esta transición para evitar incidencias que puedan interrumpir el trabajo diario o afectar a la colaboración con terceros.

Entre las principales medidas preventivas destacan:

1. Revisar los accesos externos de SharePoint

Identificar qué documentos, carpetas y sitios están compartidos con personas ajenas a la organización.

2. Analizar los informes de uso compartido

Utilizar las herramientas de administración de Microsoft 365 para localizar usuarios externos y detectar posibles accesos que dependan del sistema anterior.

3. Informar a los departamentos afectados

Avisar a los equipos que comparten habitualmente documentación con clientes, proveedores y colaboradores para que conozcan el cambio y sepan cómo actuar ante posibles incidencias.

4. Comprobar las políticas de acceso externo

Revisar quién puede compartir archivos, qué usuarios están autorizados y qué restricciones se aplican a la documentación corporativa.

5. Establecer un procedimiento de gestión de invitados

Definir cómo se crean, supervisan y eliminan las identidades externas dentro del entorno de Microsoft 365.

Una oportunidad para mejorar la seguridad de Microsoft 365

Aunque este cambio puede ocasionar incidencias puntuales, también representa una oportunidad para reforzar la seguridad de la información empresarial.

Con el nuevo modelo, los usuarios externos pasan a gestionarse como identidades de invitado dentro del entorno corporativo de Microsoft Entra ID, lo que facilita aplicar políticas de acceso y establecer controles sobre su actividad.

Esto permite a las organizaciones avanzar hacia una gestión más ordenada de sus colaboradores externos.

La seguridad no consiste únicamente en controlar quién puede acceder a un documento, sino también en revisar periódicamente si ese acceso sigue siendo necesario.

Por ello, resulta recomendable establecer políticas que contemplen:

• Quién está autorizado para invitar a usuarios externos.

• Qué información puede compartirse fuera de la organización.

• Con qué frecuencia deben revisarse los permisos.

• Cómo gestionar los usuarios que llevan meses sin acceder.

• Cuándo deben retirarse los accesos de antiguos colaboradores.

Una gestión adecuada de estas identidades contribuye a reducir accesos innecesarios y mejorar la protección de la documentación corporativa.

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Nuestro equipo de especialistas en administración avanzada de sistemas, mantenimiento informático y ciberseguridad puede ayudar a las organizaciones a revisar sus configuraciones, gestionar permisos y anticiparse a cambios que puedan afectar a su operativa.

La transición hacia un modelo de identidades externas más controlado supone una mejora en la gestión de la seguridad, pero también requiere planificación para evitar interrupciones inesperadas.

Un acceso denegado a un documento importante puede parecer una incidencia menor, pero cuando afecta a un cliente o proveedor, puede convertirse en un problema operativo.

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